你的企业是否存在以下劳动用工风险?如何进行劳动用工风险排查?

 

 

 

如果说股东合伙属于大框架的搭建,那么用工安全就是给企业的大框架添加上牢固的砖块

但是,企业在实际的经营中却经常会因为疏忽出现漏签劳动合同、违法解除劳动合同、工伤、社保纠纷等,使得看似金碧辉煌的大楼中间夹杂这几块质量不过关的砖块。就像抽积木一样,抽取其中的一块可能大厦不会倾塌,但是如果是关键的一块出现问题,很可能造成大厦瞬间倾塌

 

 

 

一个小小的劳动用工纠纷可能对企业不会造成太大的经济损失,仅仅是让负责人付出较大的情绪成本,但是小微型企业发生工伤纠纷的话很有可能就会导致整个企业面对致命的风险。当企业关键的一块砖被抽掉时,整个企业将会瞬间土崩瓦解。

为了避免千里之堤溃于蚁穴的情况出现,企业一定要学会进行劳动用工的风险排查。从开始进行预防而不是事后的补救。

企业的情况在发展变化法律法规以及司法解释也会进行更新因此一家企业的劳动合同并不是在建立之初由律师审核过便可以使用几十年劳动合同以及规章制度等需要根据企业的实际情况进行更改一年至少进行一次劳动用工的体检规避企业劳动用工风险的重要举措

(文末附劳动用工风险排查表)

 

 

 

 

如何进行劳动用工风险排查?

 

劳动用工风险排查有七大板块的审核,主要分为:劳动合同审查、特殊员工审查、工资制度审核、员工规章制度审核、社保情况审核、特殊情况审核、历史纠纷审核。

 

(一)、劳动合同审查

 

1.是否漏签

用人单位应当在与员工建立劳动用工关系之日起一个月内与员工订立书面的劳动合同。如果企业未在一个月以内与员工签订书面的劳动合同,从第二个月起员工有权主张双倍工资

企业的员工一定是不断的更迭的,因此一定要定期去审核全部的员工是否都签订劳动合同,将员工所签订的劳动合同与员工花名册进行比对。

 

 

2.合同保管情况:一式两份?是否网络备份?

 

企业在签订劳动合同的时候一般都会采取一式两份的方式签订,也有部分的企业只签订一份劳动合同。

笔者曾处理了一家幼儿园十几个老师趁幼儿园暑假装修之际将存放在幼儿园的劳动合同偷走,后提起劳动仲裁要求幼儿园支付双倍工资。再比如保安利用自己职务之便偷走自己劳动合同而主张双倍工资的情形。

企业为了避免上述劳动用工风险的出现,在与员工签订劳动合同时一式两份或者一式三份企业留存两份并且两份分开保管或者将员工的劳动合同扫描备份

 

 

在职员工的劳动员工需要备份,离职的员工的劳动合同依旧不能在员工离职的事后立马销毁,因为员工在劳动仲裁的诉讼时效是员工知道或者应当之日起一年,对于追索工资的仲裁诉讼时效为员工离职后一年。若单位在员工离职后立即销毁劳动合同,员工提起劳动仲裁主张单位未签订劳动合同单位将无法举证证明自己签定了劳动合同。

 

3.必备内容约定

《劳动合同法》中对于劳动合同的必备条款进行了明确的约定,首先要审核自己的劳动合同是否具备以上法律规定的必备条款。再者除了法律规定的必备条款一样,还要审核自己的劳动合同中是否有录用标准未办理离职手续离职的赔偿责任保密等其他内容。以及需要去看自己的录用标准以及赔偿责任是否可衡量、可量化

1)合同期限

① 员工劳动合同到期之后,用人单位应当在到期之日起1个月内与员工续签劳动合同,若用人单位未与员工签订书面的劳动合同,自第二个月起员工便可以主张双倍工资。因此劳动合同期限与续签息息相关。

② 连续签订两次固定期限劳动合同,第三次签订书面劳动合同时用人单位应当与员工订立无固定期限劳动合同。若一年一签订劳动合同就需要注意第三年签订劳动合同时则可能会导致单位要与员工签订无固定期限劳动合同。但是员工自己主动提出签订固定期限劳动合同的除外。因此在劳动合同期限中应当添加依据“经乙方提出甲方同意签订固定期限劳动合同,劳动合同期限X年,……”

 

 

③ 员工的合同期限与试用期可约定的期限相关联,若试用期超出法律规定期限则可能会导致单位承担赔偿责任。

2) 试用期

若用人单位超出法定试用期间的限制延长员工的试用期,员工可要求用人单位进行赔偿,因此需要注意不同的合同年限与试用期之间的关联,在进行劳动用工风险排查时需要时刻注意。

3) 岗位

依据《劳动合同法》的规定用人单位对员工的岗位进行调整,员工有权利拒绝。因此员工的岗位要尽可能写的宽泛一点。以幼儿园为例:助教老师和主班老师统称为老师。

4) 工作地点

用人单位对员工的工作地点进行调整,员工也有权拒绝,对于因为调整岗位以及工作地点引发的员工的离职,员工有权要求企业支付经济补偿金或者经济赔偿金。比如房地产行业的销售人员可能会在全国的销售点都会进行短期的工作。因此在约定地点的时候可以加上“本岗位因工作原因出差时间在2个月内不视为工作地点变更

 

4.入职信息登记表

员工入职信息登记表要除了收集员工的基本信息以外,在入职信息登记表中列明法律规定劳动合同必备条款,当用人单位在员工入职第一个月未签订劳动时,入职信息登记表可以在一定程度上可以作为类劳动合同文件使用。

 

 

5.花名册

用人单位可以通过员工花名册直观的了解到用人单位的劳动合同期限以及公司员工的基本信息。同时在花名册要注明劳动合同的开始日期和结束日期,并且每个月都必须进行一次核查。避免员工劳动合同到期后因为未及时续签劳动合同导致劳动合同到期后第二个月需要支付双倍工资。

 

6.特殊内容

员工劳动合同中同时需要审核是否有关于员工未依法离职的赔偿责任的承担。劳动合同中不得约定提前离职的违约责任但是可以约定未依法办理离职手续的赔偿责任,因此要注意查看劳动合同是否有关于赔偿内容的约定。

 

 

(二)、特殊员工审查

 

1.未成年员工

对于企业中的未成年员工,在签订劳动合同时要取得其父母的同意,即使法律规定年满十六周岁便可以签订劳动合同,但是在实践中未成年人签订合同后,经常会发生监护人不知情并在事后干预员工工作的情况。为了避免自己录用的员工存在突然被家长带走的情形,在与员工签订劳动合同时一定要告知员工家长。

 

2.退休返聘

对于已经退休的人员进行返聘的,如果其工作性质为全日制劳动用工关系依旧要签订劳动合同。因为离退休人员的年龄身体健康状况等综合原因若形成劳动用工关系便要时刻注意工伤问题的处理

 

 

(三)、工资制度审核

 

1.工资设定

工资条的设置分为两大类,第一类是为了留住员工而支付的工资,第二类是法律规定必须要有的部分,比如加班工资项目、社保补贴等。若企业未给员工购买社保,员工有权要求企业补缴社保,但是如果企业给员工发放了社保补贴的,在补缴社保前,企业有权要求员工将社保补贴退还。因此,企业若未给员工购买社保,应当在工资条中设置社保补贴项目,社保补贴的金额与企业应当承担的社保金额相匹配。

 

 

2.有无加班

若企业安排员工加班的,应当依法为员工安排调休,若未安排调休的,应当支付加班工资。因此企业在制作工资条时应当列名加班工资。将工资条的设置进行调整。每月支付部分加班工资给员工。

3.工资类别

签订劳务合同的员工所得报酬为劳务报酬,签订劳动合同员工所得报酬为劳动报酬,不同的工资类别对应的劳动关系不同,因此一定要将工资类别进行明确。

4.支付时间

劳动合同关系中劳动报酬应当按月支付,并且用人单位不得无故拖延,但是劳务报酬却可以依据工时结算,比如一个星期发放一次工资。企业在工资发放时应当尽可能在工资发放时间上进行区分。

5.收账主体

工资报酬一定是支付至劳动着本人的银行账户中,个别企业的员工存在支付给婆婆或者配偶的个人银行账户中的情形。若员工与家人发生矛盾则可能将责任推卸至企业,与企业发生劳动纠纷。

6.是否签收工资条

企业与员工发生劳动纠纷时计算经济补偿金与经济赔偿金时以员工所拿到的实际工资为准,若员工与企业发生补缴社保的纠纷,企业主张自己发放社保补贴,但是只能提供电子表格。员工可主张该电子表格为后期伪造。企业无法承担举证证明责任。因此工资条一定要让员工签收。

 

 

员工签收工资条后不得将工资条发放给员工,实行秘薪制,员工之间比对工资条可能会造成彼此之间对于绩效、工资发放的数额存在的差异造成负面情绪。曾有企业因为将工资条发放,员工比对工资条内容最后造成每当工资条发放时都会造成负面情绪的集中。每次工资发放都是员工与单位最痛苦的时刻!

 

 

(四)、规章制度

 

1.是否存在罚款以及末位淘汰等违法内容?

依据法律规定,用人单位没有罚款的权限用人单位可以扣除员工的绩效不得超过员工总工资金额的20%

比如员工的基本工资为3000,绩效工资为4000.若员工在本月连续迟到3次,依据企业规章支付扣除员工2000元的工资。员工本月总工资金额为7000元,企业可扣除最高金额为1400元。用人单位扣除员工2000元的工资属于违法行为。员工可依法主张权益。

规章制度中的条款既是对员工的规范也是对企业的要求。因此在规章制度中的各项要求一定不能违法法律的规定。

 

 

比如年假产假婚嫁等法律强制性规定的假期企业不得通过约定的方式进行剥夺再比如年终奖年中奖福利津贴等各项福利政策不属于法律强制性规定企业可以自己进行约定

但是,如果企业在规章制度中体现这些福利并且以规章制度规范和管理员工。员工对于规章制度中的福利待遇就会存在期待。因此,规章制度中无法做到的承诺一定不要轻易的写在规章制度之中

 

2.员工手册需要员工确认签字

规章制度就像是企业内部的一部“法律”。员工如果违反规章制度的要求且符合企业规章制度中严重违纪的情形的,企业可以依法和员工解除劳动合同关系。企业想要依据规章支付来规范和管理员工的前提是必须知晓单位存在规章制度且知晓规章制度中的内容。

进行劳动用工体检时,应当查看自己的规章制度是否通过公式法、考试法、签字确认法等已经让员工知晓内部内容。如果并没有告知员工规章制度中的具体内容,应当及时安排员工进行培训,对于新入职的员工便可以要求员工阅读并且签字确认同时标注”我已经阅读并且认可和知晓员工手册全部内容“

 

 

 

(五)、社保情况

 

1.是否购买

企业应当在员工入职的第一个月为员工购买社保,但是许多企业并不能在第一个月为员工购买社保,比如部分员工因为自己的工资较低,要求企业将购买社保的金额发放给自己。

法律规定,企业满一年未给员工购买社保的,员工有权主张企业强制解除劳动合同关系,要求企业支付经济赔偿金。针对此种情况,公司若未在第一个月为员工购买社保应当在第一个月与员工签订督促购买社保承诺函》、《放弃购买社保承诺函》、《延缓购买社保申请函》三份文件,减少用人单位过错。避免因为满一年未购买劳动合同导致用人单位符合违法解除劳动合同情形,企业被迫承担经济赔偿金的责任。

 

2.特殊人员社保购买情况

企业在运用管理的过程中有部分员工属于亦发生社保纠纷的人员,针对此特殊人员企业应当尽可能为员工购买社保。

第一:年龄较大的员工

员工如果面临退休则可能会面对养老需求,员工则需要企业为其购买养老保险。若因为企业未购买养老保险而导致员工不能补缴社保以及不能享受养老保险待遇的,则可能会引发社保纠纷。

第二:适婚、适孕的女性

女性享受生育津贴需要在女性生产前10个月连续缴纳社保。若员工在发现其怀孕后企业再为其购买社保员工则可能无法领取生育津贴。因为用人单位的过错导致员工无法领取生育津贴,该成本则应当由企业来承担。

 

 

3.社保补贴工资条体现

企业未给员工购买社保的,应当在工资条中体现社保补贴。社保费用由用人单位与员工依据比例承担。若企业未给员工购买社保,后员工要求企业补缴社保的,企业应当为员工补缴社保。但是,若企业给员工发放社保补贴的,企业有权要求员工将社保补贴退还给企业,而后再为员工补缴社保。

因此用人单位若未给企业购买社保的,应当在工资条中体现出社保补贴。所支付给员工的社保补贴应当尽可能覆盖企业应当承担的社保费用。

 

 

(六)、特殊情况

  

1.竞业协议

企业进行劳动用工的风险排查除了排查现有文书是否存在不合乎法律的情形外,还需要排查是否有员工符合签订培训服务期协议》、《竞业限制协议》、《股权激励协议》、《保密协议的情形

比如高管在签订了《劳动合同》但是高管离职的成本非常低,随时有可能会带走公司的人员和资源单独工作,成为公司强劲的竞争对手。因此可以与该名高管签订竞业限制协议。员工在离职之后便会受到竞业限制协议的约束。在协议约定的时间和范围内不得从事相同行业的工作。

 

 

(七)、历史纠纷

 

1.纠纷

最后,企业还需要排查自己的单位是否存在未处理完毕的劳动用工纠纷。如果存在未解决的劳动用工的纠纷通过此次检查审核未解决的原因,是否需要律师的介入,最后寻求最佳的解决方案。

 

 

劳动用工风险排查表

 

 

 
 

 

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2021年8月3日 09:45
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